25 Vorlagen für Abwesenheitsnotizen

Was ist eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatisierte E-Mail-Antwort, die in Ihrem Namen an alle gesendet wird, die Ihnen eine E-Mail schicken. Sie stellt klar, dass Sie vorübergehend von der Arbeit abwesend und somit nicht in der Lage sind, sofort auf Nachrichten zu antworten oder Hilfe zu leisten.

Diese Art von Nachrichten (auch als „Autoresponder-E-Mails“ bekannt) informiert darüber, dass es zu einer Verzögerung der Antwortzeit kommen wird. Sie kann unabhängig davon verwendet werden, ob Sie für ein paar Stunden, ein paar Tage oder sogar ein paar Monate weg sein werden. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die perfekte Abwesenheitsmitteilung schreiben. Wir machen es Ihnen sogar noch einfacher, indem wir eine Liste mit 25 fertigen Vorlagen für Abwesenheitsnotizen zusammenstellen, die für verschiedene Situationen geeignet sind, z. B. für krankheitsbedingte Abwesenheit, Elternzeit oder einfach nur regulären Urlaub.

So schreiben Sie eine gelungene Abwesenheitsnotiz für Ihren Urlaub

Das Verfassen einer solchen standardisierten Antwort ist recht simpel. Denn eine vollständige Abwesenheitsnotiz enthält in der Regel folgende drei Informationen.

1. Den Fakt, dass Sie vorübergehend schwer oder nicht zu erreichen sind

Nach der Begrüßung bietet es sich an, direkt zu erwähnen, dass Sie aufgrund Ihrer Abwesenheit kaum erreichbar sind und nicht auf E-Mails antworten werden. Dabei können Sie den Grund benennen, müssen dies jedoch nicht tun, wenn es Ihnen zu privat erscheint.

2. Kontaktdaten Ihrer vertretenden Person(en)

Falls Sie eine Urlaubsvertretung haben, erscheint es sinnvoll, deren Kontaktdaten zu nennen, damit diese im Notfall angeschrieben werden kann. Insbesondere, wenn es um ein eiliges Anliegen geht, können Dinge so schnell auch ohne Sie geklärt werden.

3. Das Datum, wann Sie (voraussichtlich) wieder zurück sein werden

Für nicht eilige Sachverhalte oder Anliegen, über die wirklich nur Sie Auskunft geben können, ist es ratsam, ein Rückkehrdatum in die E-Mail aufzunehmen. Dann kann jeder selbst entscheiden, ob gewartet werden kann oder eben doch die vertretende Person zurate gezogen wird.

Abwesenheitsnotizen: Vorlagen und Musternachrichten

Wenn Ihre Abwesenheitsnotizen all diese Informationen erhalten, stellen Sie sicher, dass Kundschaft, Businesspartner und Kollegium darüber Bescheid wissen, wann sie mit einer Antwort rechnen können. Nun zeigen wir Ihnen Notizvorlagen für jegliche Art von Abwesenheit. Füllen Sie nur noch aus, was in den Klammern steht.

Wie genau Sie Ihre Abwesenheitsmitteilung formulieren, ist Ihnen überlassen. Das hängt stark von Zielgruppe, Firmenimage und persönlichen Vorlieben ab. Daher lässt sich über Wortwahl und Stil nur schwer etwas sagen. Hauptsache ist, die Abwesenheitsnotiz passt zu Ihnen!

Allgemeine Abwesenheitsmitteilungen

1. Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich arbeite aber momentan nicht und werde erst am [Datum] zurückkehren. Wenn Ihr Anliegen dringend ist, wenden Sie sich bitte an [Name & Kontaktdaten der Vertretung]. Ansonsten werde ich Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr beantworten.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

2. Danke, dass Sie sich an mich gewandt haben.

Ich bin vom [Anfangsdatum] bis zum [Enddatum] nicht im Büro. Sobald ich zurück bin, werde ich die E-Mails in der Reihenfolge ihres Eingangs beantworten. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung] unter [Kontaktdaten].

Vielen Dank für Ihre Geduld
[Ihr Name]

3. Hallo,

Danke, dass Sie sich mit mir in Verbindung gesetzt haben. Ich werde bis zum [Datum] von der Arbeit abwesend sein und nur begrenzten Zugang zu E-Mails haben. Bitte rechnen Sie mit einer Verzögerung der Antwortzeit.

Ich danke Ihnen
[Ihr Name]

4. Lieber Kollege / liebe Kollegin!

Ich bin derzeit nicht im Büro und werde bis zum [Datum] nicht erreichbar sein. Ich werde E-Mails beantworten, sobald ich zurück bin, aber wenn Sie einen Notfall haben oder sofortige Hilfe benötigen, kann [Name der Vertretung] helfen.

Mit den besten Grüßen aus [Ort]

[Ihr Name]

5. Guten Tag!

Ich bin von [Startdatum] bis [Enddatum] nicht im Büro. Allerdings vertritt mich [Name der Vertretung]. [Sie/Er] ist unter [E-Mail oder Telefonnummer] zu erreichen, falls es eilig ist. Ansonsten werde ich Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr in der Reihenfolge ihres Eingangs beantworten.

Vielen Dank,
[Ihr Name]

Abwesenheitsnotizen für Urlaub und Feiertage

6. Hallo,

ich bin vom [Anfangstermin] bis zum [Endtermin] im Urlaub. Während dieser Zeit habe ich keinen Zugang zu meinen E-Mails und bin auch nicht über das Telefon erreichbar.

[Name der Vertretung] ist über alle dringenden Angelegenheiten informiert worden. [Name] ist gerne bereit, Ihnen bei allem, was Sie benötigen, zu helfen. Bitte zögern Sie nicht, [sie/ihn] unter [Kontaktinformationen] zu kontaktieren.

Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und Geduld, während ich mir eine Auszeit gönne. Ich freue mich darauf, Sie nach meiner Rückkehr wiederzusehen.

Beste Grüße
[Ihr Name]

7. Hallo,

ich bedanke mich für Ihre E-Mail, befinde mich aber derzeit im Urlaub. Ich werde bis zum [Datum] nicht erreichbar sein. Sie können sich jedoch gerne an [Name der Vertretung] unter [Kontaktinformationen] wenden. [Er/Sie] wird Ihnen bei allem helfen können, was Sie benötigen, bis ich zurück bin.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

8. Hallo zusammen!

Frohe Feiertage! Das Büro ist derzeit nicht besetzt, denn wir genießen die Feiertage mit unseren Liebsten. Ich werde am [Datum] zurück sein. Wenn Sie eine dringende Angelegenheit haben, wenden Sie sich bitte an [Kontaktinformationen].

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und wünsche Ihnen eine schöne Ferienzeit.

Alles Gute,
[Ihr Name]

9. Guten Tag und frohe Feiertage!

Ich muss dieses Jahr auf der Liste der netten Menschen gestanden haben, denn der Weihnachtsmann hat mir eine Auszeit gegönnt. Demzufolge bin ich bis einschließlich zum [Datum] nicht für Sie erreichbar. Wenn Sie dringende Angelegenheiten haben, wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung].

Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch.

Ho-Ho-Ho,
[Ihr Name]

10. Aloha zusammen,

ich bin gerade nicht im Büro, sondern auf Entdeckungstour. Leider habe ich vergessen, meinen Laptop einzupacken, sodass ich nicht in der Lage sein werde, E-Mails zu beantworten. In der Zwischenzeit wenden Sie sich bitte an meine Vertretung [Name & Daten], wenn Sie sofortige Hilfe benötigen.

Ich bin am [Datum der Rückkehr] zurück – erfrischt, gestärkt und bereit, Ihnen in jeder Hinsicht zu helfen.

Ihnen eventuell auch einen schönen Urlaub
[Ihr Name]

Abwesenheitsnachrichten für die Elternzeit

11. Hallo zusammen,

ich befinde mich derzeit in [Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub] und genieße die Zeit mit dem jüngsten Spross meiner Familie. Ich werde am [Datum] wieder im Büro sein. Bis dahin können Sie [Name der Vertretung] unter [Kontaktdaten] erreichen. [Name] wird Ihnen sehr gerne weiterhelfen.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und freue mich auf unser Wiedersehen.

Beste Grüße
[Ihr Name]

12. Hallo zusammen,

ich bin aktuell in Elternzeit. Ich werde erst am [Datum] wieder für Sie da sein. Es werden viele E-Mails eingehen, die ich in der Reihenfolge ihres Eingangs beantworten werde.

Bis dahin werde ich diese besondere Zeit mit meinem Nachwuchs genießen. Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

13. Hallo miteinander,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Derzeit bin ich nicht im Büro und verbringe Zeit mit meinem neugeborenen Wonneproppen. Ich werde am [Datum] wieder zur Arbeit kommen. Bis dahin wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung] unter [Kontakt-E-Mail oder Telefonnummer], um Hilfe zu erhalten.

Ich danke Ihnen,
[Ihr Name]

14. Guten Morgen,

ich bin momentan in Elternzeit! Das Baby weint. Ich weine. Wir weinen alle. Aber wir freuen uns auch über diese besondere Zeit. In meiner Abwesenheit wenden Sie sich bitte an [Name des Kollegen oder Vorgesetzten] unter [Kontaktinformationen]. Ich werde am [Datum] zurückkehren.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Eine [Mutter/Vater] mit Schlafmangel
[Ihr Name]

15. Hallo,

danke, dass Sie sich mit mir in Verbindung setzen. Ich befinde mich derzeit in [Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub] und lerne meinen neuen Chef kennen. [Sie/Er] ist klein, anspruchsvoll, etwas unberechenbar, aber auch ausgesprochen niedlich.

Ich werde am [Datum] wieder zur Arbeit kommen. Bitte zögern Sie nicht, [Name der Vertretung] unter [Kontaktdaten] zu kontaktieren. [Er/sie] wurde informiert und steht Ihnen bei Fragen und Unklarheiten zur Verfügung.

Wünschen Sie mir Glück,
[Ihr Name]

Abwesenheitsnotiz bei Krankheit

16. Vielen Dank für Ihre Nachricht.

Leider bin ich derzeit angeschlagen. Ich werde am [Datum] tatkräftig wieder im Büro sein. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, kann [Name der Kontaktperson] helfen. Sie können [sie/ihn] unter [Kontaktinformationen] erreichen.

Ich danke Ihnen für Ihre Geduld!

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

17. Hallo,

danke, dass Sie sich an mich wenden. Bedauerlicherweise geht es mir gesundheitlich nicht gut, deshalb bin ich nicht im Büro und gebe alles, um möglichst bald wiederhergestellt zu sein. Ich erwarte, dass ich am [Datum] wieder im Büro bin.

In der Zwischenzeit kann Ihnen [Name der Vertretung] unter [Kontaktdaten] bei allem helfen.

Genesungswünsche sind willkommen!
[Ihr Name]

18. Hallo,

ich bin derzeit wegen gesundheitlicher Einschränkungen unerreichbar. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung] unter [Kontaktinformationen].

Ich hoffe, dass es mir bald besser geht, und beabsichtige, am [Datum] ins Büro zurückzukehren.

Beste Grüße
[Ihr Name]

19. Hallo zusammen,

vielen Dank für die E-Mail. Leider kann ich der gegenwärtigen Grippewelle wegen nicht im Büro sein. Aber keine Sorge, die Krankheit ist nicht über E-Mail ansteckend. Während meiner Abwesenheit wenden Sie sich bitte an folgende Nummer [Telefonnummer]. Ich hoffe, dass ich am [Datum] wieder für Sie da sein kann.

Ich danke Ihnen!
[Ihr Name]

20. Hallo zusammen,

ungünstigerweise bin ich krankgeschrieben und kann erst nach meiner Rückkehr auf E-Mails antworten.

Ich habe dafür gesorgt, dass mein Kollege / meine Kollegin [Name] die Krankheitsvertretung (voraussichtlich bis zum [Datum]) übernimmt.

Ich freue mich darauf, Ihnen nach meiner Rückkehr helfen zu können.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis
[Ihr Name]

Lustige und originelle Nachrichten über Ihre Abwesenheit

21. Wenn Sie dies lesen …

ist es zu spät! Ich bin nicht mehr im Büro und frühestens am [Datum] wieder für Sie da.

Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung] unter [Kontaktinformationen].

Sayonara!
[Ihr Name]

22. Hallo,

danke, dass Sie sich an mich gewandt haben, aber ich befinde mich auf einer streng geheimen Mission. Ich werde am [Datum] wieder im Einsatz sein. Bitte zögern Sie nicht, [Name des Kollegen oder Vorgesetzten] unter [Kontaktdaten] zu kontaktieren, wenn Sie ein dringendes Anliegen haben.

Diese Nachricht wird sich in 3 …2 …1 … selbst zerstören.

Sagen Sie es niemandem,
[Ihr Name]

23. Heyho,

ich bin bis zum [Datum] nicht im Büro. Wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung]. [Er/sie] ist nicht so cool, witzig und kompetent wie ich, aber [sie/er] wird ihr/sein Bestes tun, um Ihnen trotzdem irgendwie zu helfen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Beste Grüße
[Ihr Name]

24. Vielen Dank!

Ich bin gerade nicht erreichbar, denn ich versuche, Einhörner zu fangen. Ich weiß, ich weiß … verrückt, oder? Aber einer muss es doch tun. Ich bin am [Datum] wieder da, hoffentlich mit einem neuen Haustier. In der Zwischenzeit können Sie [Name der Vertretung] unter [Kontaktinformationen] kontaktieren, wenn Sie ein dringendes Anliegen haben.

Bleiben Sie fantasievoll
[Ihr Name]

25. Hallo zusammen,

ich habe eine gute und eine schlechte Nachricht. Die schlechte Nachricht ist, dass ich nicht mehr im Büro bin. Und die gute Nachricht? Ich bin nicht im Büro … sondern im Urlaub!

Bis zu meiner Rückkehr am [Datum] können Sie gerne [Name des Kollegen oder Vorgesetzten] unter [Kontaktdaten] kontaktieren.

Ich freue mich auf ein baldiges Wiedersehen mit ausschließlich guten Nachrichten.
[Ihr Name]

So gelingt das Schreiben Ihrer Abwesenheitsnotiz im Handumdrehen

Das waren sie – 25 Abwesenheitsnotizen, also Vorlagen für diesen wichtigen E-Mail-Typ. Unabhängig vom genauen Grund Ihrer Abwesenheit finden Sie sicher je nach Kontext und Unternehmen eine gute Vorlage.

Falls nicht: Werden Sie doch selbst kreativ oder puzzeln Sie sich aus mehreren Beispieltexten Ihre individuelle Abwesenheitsnachricht zusammen. In jedem Fall sollten Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung und Wortwahl korrekt und angemessen sein. LanguageTool hilft mit einfachen Korrekturen sowie mit der Funktion zum Text umschreiben beim Verfassen einer Abwesenheitsnotiz fürs Büro – übrigens auch in mehreren Sprachen.

Wir wünschen eine schöne Urlaubszeit (oder Auszeit) und ein nicht allzu volles E-Mail-Postfach bei Ihrer Rückkehr!