Uniformisez vos écrits en un clin d’œil avec le compte Équipe LanguageTool !

Quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez ou l’entreprise où vous vous trouvez, de nombreux textes sont écrits chaque jour et envoyés sous différentes formes : lettres, courriels, dossiers, comptes rendus, flyers, etc.

Cependant, la rédaction de textes peut s’avérer compliquée si l’on n’est pas familier avec l’orthographe, la grammaire ou encore lorsque l’on souffre de dyslexie. Un véritable obstacle à la rédaction !

Heureusement, il est possible de faciliter et d’uniformiser l’écriture collective de vos collègues tout en respectant la politique de rédaction de l’entreprise.

Notre aperçu en quelques points clés.

Qu’est-ce que le correcteur automatique LanguageTool ?

LanguageTool est un correcteur d’orthographe et de grammaire gratuit, disponible dans plus de 30 langues (dont l’anglais, l’espagnol et l’allemand). Cet outil vérifie et corrige vos textes selon un code couleur prédéfini, affichant de nombreuses remarques, améliorations de style et reformulations.

Des extensions individuelles (sous forme de modules ou plug-ins) peuvent être téléchargées et installées : utilisées sur de nombreux programmes et applications de bureau, elles vont simplifier la tâche lors de la rédaction de vos textes, où que vous soyez.

Ce correcteur peut d’ailleurs vous aider dans de nombreux domaines au travail, entre autres :

• La rédaction de textes de tous types (articles de presse, communiqués de presse, comptes rendus, flyers, maquettes, etc.)
• La formulation de procès-verbaux, de factures, d’offres de relance, de contrats, etc.
• La rédaction de courriels, de lettres, etc.

Dans l’exemple ci-dessous, vous pouvez constater que le correcteur LanguageTool détecte automatiquement les fautes d’un e-mail professionnel : il souligne les fautes d’orthographe et de grammaire, mais propose aussi une remarque d’amélioration du style de votre phrase.

Cette méthode très simple permet de corriger rapidement votre texte en l’espace de quelques secondes : il vous suffit de cliquer sur les termes soulignés, de consulter les messages d’erreur et d’accepter la correction pour ainsi améliorer votre texte en quelques clics seulement.

Fonctionnalité n° 1 : le Dictionnaire en commun

Chaque compte LanguageTool dispose d’un dictionnaire personnalisé dans lequel il est possible d’ajouter des termes inconnus de LanguageTool : il peut s’agir de noms propres ou d’expressions que vous utilisez personnellement lors de la rédaction de vos écrits.

Une fois insérés et enregistrés dans le Dictionnaire personnel, ces mots ne sont plus considérés comme des erreurs par LanguageTool. Une alternative intéressante lorsque l’on souhaite gagner du temps sur les corrections !

Le compte Équipe fonctionne également sur le même principe. L’administrateur ou le manager d’une équipe a la possibilité de créer lui-même une liste de mots (c’est-à-dire un Dictionnaire en commun, sur LanguageTool) afin de gérer l’ajout (ou, le cas échéant, la suppression) de mots utilisés par l’ensemble des collègues.

Ces termes ne figurant pas dans un dictionnaire classique font donc partie de la terminologie définie par l’entreprise. La liste peut être actualisée régulièrement par les personnes ayant accès au Dictionnaire en commun. Ce dernier fait alors office de base de données personnelle de l’intégralité du lexique employé au sein de la société : un outil efficace afin de maintenir une certaine cohérence orthographique et un langage « corporate » dans l’entreprise !

Fonctionnement du Dictionnaire en commun :

• Ouvrez l’Éditeur LanguageTool.
• Dans l’onglet des paramètres, cliquez sur la fonction « Dictionnaire en commun ».

• Dans cette catégorie, vous pouvez ajouter des mots, supprimer des entrées ou importer des listes de mots en fonction de vos besoins.

Dans les exemples ci-dessous, les deux noms propres Le Bihan et Alain Deloin sont ajoutés au dictionnaire afin de ne plus être considérés comme erronés au sein de l’entreprise.

L’accès est ensuite automatiquement accordé à chaque membre de votre équipe : les termes sont donc accessibles par tous les collègues lors de la rédaction et automatiquement reconnus.

Un vrai gain de temps et une efficacité accrue lors de votre travail !

Fonctionnalité n° 2 : le Guide de Style

Bien sûr, il peut aussi arriver que l’e-mail (y compris certains noms propres) soit correctement écrit, mais qu’il ne corresponde pas tout à fait au ton souhaité par l’entreprise.

À cet effet, LanguageTool propose une fonction dans le compte Équipe permettant de faire des propositions de style personnelles. Les termes problématiques ou les expressions non souhaitées peuvent être définis de manière personnalisée afin de coller au plus près de votre propre guide de style.

Autre petit plus : la possibilité de formuler et de sauvegarder des alternatives pour que tous les membres de votre équipe utilisent le même vocabulaire.

• Ouvrez l’Éditeur LanguageTool.
• Dans l’onglet des paramètres, cliquez sur la fonction Guide de Style.

• Vous pouvez à présent ajouter ou supprimer plusieurs terminologies.

Dans l’exemple ci-dessous, les termes Salut et au revoir ont été corrigés pour correspondre au ton de l’entreprise et ont été remplacés par Bonjour et cordialement :

Comment créer un compte Équipe sur le correcteur d’orthographe LanguageTool ?

LanguageTool peut être utilisé de plusieurs manières différentes.

La version gratuite individuelle permet de corriger l’ensemble des fautes d’orthographe courantes, vous aidant à surmonter les principales difficultés liées au style de vos phrases et à la grammaire française.

La version Premium, payante, peut, quant à elle, être utilisée de manière individuelle ou sous forme d’équipe. Pour plus de détails concernant le prix de cette formule Premium, veuillez consulter le site web de LanguageTool.

Différents rôles peuvent être attribués au niveau de la gestion des utilisateurs du compte Équipe : certains utilisateurs peuvent être administrateurs, leur octroyant le droit de gérer le compte, tandis que d’autres auront un accès limité.

Comment gérer les différents rôles attribués aux équipes ?

Des rôles bien précis doivent être attribués aux membres de votre équipe afin qu’ils puissent accéder aux fonctions d’Équipe disponibles sur LanguageTool. Il existe quatre catégories différentes modifiant les droits d’édition et d’accès.

Un nouvel utilisateur devient automatiquement membre lorsqu’il est invité à rejoindre un compte Équipe LanguageTool. Pour effectuer une mise à niveau ou modifier son statut, veuillez suivre les étapes suivantes dans l’Éditeur LanguageTool :

1. Consultez les paramètres d’utilisateur dans les réglages de votre compte Équipe. 
2. Accordez l’accès en invitant les membres. Ces derniers recevront une notification une fois leur adresse électronique ajoutée à votre compte.
3. Les propriétaires et les administrateurs peuvent supprimer, mettre à niveau ou modifier les membres présents dans le compte Équipe. 
4. Si vous devez ajouter plus de personnes au compte Équipe, veuillez cliquer sur « Obtenir un accès pour plus d’utilisateurs ».
5. L’attribution du propriétaire est permanente. Si vous souhaitez supprimer ou éditer le propriétaire, veuillez contacter le Service Client LanguageTool à l’adresse suivante : [email protected]

Où trouver l’Éditeur LanguageTool ?

Vous pouvez profiter de toutes les fonctionnalités du compte Équipe une fois inscrit.  Il est possible de personnaliser le Guide de Style et le Dictionnaire en commun grâce à l’Éditeur en ligne ou à l’application Mac ou Windows.

Rappelez-vous que vous et votre équipe pouvez utiliser LanguageTool sur plusieurs plateformes en ajoutant des modules complémentaires pour votre navigateur, en l'intégrant à vos produits Google ou en téléchargeant l’application iOS afin d’utiliser LanguageTool lorsque vous êtes en déplacement.