Das 1 × 1 des akademischen E-Mail-Schreibens
Wenn Sie eine E-Mail an einen Professor oder eine Professorin schreiben, sollten Sie immer einen förmlichen Ton und eine angemessene Wortwahl verwenden und möglichst direkt zum Punkt kommen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass:
E-Mails an Lehrkräfte und Dozierende
Das Schreiben einer E-Mail an eine:n Professor:in (oder Lehrer:in) kann einschüchternd sein. Schließlich haben die meisten von ihnen hohe Ansprüche an den Text. Es schleicht sich schnell das Gefühl ein, dass die E-Mail frei von Rechtschreib-, Grammatik- und Interpunktionsfehlern sein muss.
Das kann für Studierende, die sich um vieles kümmern müssen – sei es der Lehrplan, die Lektüre, die Erledigung von Aufgaben, ein ausgeglichenes Sozialleben oder dergleichen –, sehr anstrengend sein.
Wir helfen Ihnen dabei, den Ärger (und Stress) beim Schreiben einer E-Mail an einen Professor oder eine Professorin zu vermeiden, indem wir Ihnen sieben einfache Schritte des universitären E-Mail-Schreibens aufzeigen.
Ab zur Lehrkraft: So klappt es mit dem Verfassen von akademischen E-Mails
1. Verwenden Sie Ihre E-Mail-Adresse der Universität
Die meisten – wenn auch nicht alle – Schulen und Universitäten stellen ihren Studierenden eine akademische E-Mail-Adresse zur Verfügung. Wenn Sie über eine solche verfügen, verwenden Sie diese auch. Wenn Sie nämlich eine persönliche E-Mail-Adresse wie [email protected] verwenden, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail im Spamordner landet oder ignoriert wird. Wird doch eine private E-Mail-Adresse verwendet, sollte diese möglichst seriös sein und nicht unbedingt pferdemä[email protected] lauten.
2. Nutzen Sie die Betreffzeile
Es ist immer eine gute Idee, Ihrer Lehrkraft einen Vorgeschmack auf den Inhalt der E-Mail zu geben, und dafür ist die Betreffzeile gedacht. Achten Sie darauf, dass die Betreffzeile klar, prägnant und informativ ist. Schreiben Sie nicht den Großteil Ihrer E-Mail schon in dieses Feld:
Ich verstehe einige Fragen in der Aufgabe nicht, die Sie uns gestellt haben. Soll ich zum Beispiel Frage #5 ausführlich mit Belegen beantworten?
Klarstellung der Aufgaben für die nächste Vorlesung
3. Leiten Sie Ihren Text mit einer passenden Grußformel ein
Verwenden Sie eine gehobene, aber keine geschwollene Grußformel, um die E-Mail an Ihre:n Lehrer:in einzuleiten. Sehr geehrte oder Sehr geehrter eignen sich immer. Lieber, Hallo oder Hey sind zu informell – insbesondere, wenn Sie bisher nicht viel Kontakt zur Lehrperson hatten. Sehr verehrte oder Sehr verehrter sind hingegen zu hochtrabend.
Im universitären Kontext wird sehr viel Wert auf Titel gelegt. Dabei ist es ausreichend, den höchsten Titel zu nennen. Es sollte allerdings immer mindestens ein Titel genannt werden – falls vorhanden.
Guten Morgen Herr Müller,
Sehr geehrter Herr Prof. Müller,
4. Stellen Sie sich kurz vor
Unterrichtende können zahlreiche Studierende haben. Sie können daher nicht erwarten, dass diese allein durch Ihre E-Mail wissen, wer Sie sind. Schreiben Sie nach der förmlichen Anrede Ihren vollen Namen und den Kurs, den Sie belegen. Manche Studierende geben auch ihre Immatrikulationsnummer an, wenn dies für ihre Anfrage hilfreich ist.
Mein Name ist Max Mustermann und ich besuche Ihre Vorlesung „Einführung in die Statistik“ donnerstags um 10 Uhr.
5. Geben Sie kurz an, wieso Sie die E-Mail schreiben
Professoren und Professorinnen sind viel beschäftigte Menschen. Schwafeln Sie daher in Ihrer E-Mail nicht herum. Kommen Sie stattdessen direkt auf den Punkt und schreiben Sie Ihre Nachricht so kurz wie möglich. Achten Sie außerdem auf einen angemessenen Ton und eine akademische Sprache.
6. Finden Sie eine förmliche Grußformel zum Schluss
Wenn Sie Ihre Frage gestellt oder Ihre Wünsche geäußert haben, beenden Sie die E-Mail mit einem formellen Schlusswort wie Vielen Dank im Voraus oder Mit freundlichen Grüßen.
Vielen Dank im Voraus
Max Mustermann
7. Lesen Sie Ihre E-Mail Korrektur
Der wohl wichtigste Teil beim Schreiben einer E-Mail an der Uni ist die Überprüfung auf Rechtschreib-, Grammatik- und Interpunktionsfehler. Eine mit Fehlern gespickte Nachricht kann den Eindruck erwecken, dass Sie sich nicht die Zeit genommen haben, eine professionelle und korrekte E-Mail zu schreiben.
Rechtschreibung und Grammatik sind jedoch nicht die Stärke aller. Deshalb ist es eine gute Idee, LanguageTool als Texteditor zu verwenden. Dieser umfassende Schreibassistent korrigiert nicht nur Tippfehler (in über dreißig Sprachen), sondern kann auch dabei helfen, Ihre Sätze umzuformulieren, um sie formeller, flüssiger oder sogar prägnanter zu gestalten. Dieses Tool ist für Schreibende aller Bereiche wertvoll, insbesondere aber für Studierende, die sich im Umgang mit professionellen und formellen E-Mails schwertun.
